Die über elektronische Kassen laufenden Geschäftsvorgänge können
von den Finanzbehörden dank leistungsfähiger Software inzwischen
sehr detailliert geprüft werden. Es ist deshalb wichtig, dass die
vom Bundesfinanzministerium (BMF) vorgegeben Anforderungen zur
Archivierung digitaler Kassenbelege auch wirklich erfüllt werden.
Konkret betroffen sind Registrierkassen, Waagen mit
Registrierkassenfunktion, Taxameter mit Wegstreckenzähler und
Geldspielgeräte. Bis 31.12.2016 dürfen Altgeräte weiter benutzt
werden, allerdings nur unter Auflagen. Werden die Vorgaben des BMF
nicht berücksichtigt, kann es im schlimmsten Fall zu einer
Schätzung der Bareinnahmen kommen.
Zu beachten ist auch, dass die Daten nicht nur für die Kontrolle
von steuerlichen Pflichten, sondern auch von weiteren
Nebenpflichten (z. B. Einhaltung von Ladenschlussgesetzen)
herangezogen werden können. Zudem muss sich der Steuerpflichtige
bewusst sein, dass das Finanzamt bei Betriebsprüfungen alle
Kassendaten in die Prüfungssoftware einliest und damit die
Geschäftsvorgänge transparenter machen kann.
Im Folgenden haben wir vor dem Hintergrund unserer Erfahrungen in
den vergangenen Jahren die Anforderungen des BMF für Sie
zusammengefasst:
Grundsätzliches
• Die Belege sind während der Dauer der
Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar
und maschinell auswertbar und in einem auswertbaren
Datenformat aufzubewahren
• Die ausschließliche Aufbewahrung in
Papierform ist nicht zulässig, sondern die Daten müssen in
elektronischer Form aufbewahrt werden
• Wenn das Gerät bauartbedingt keine
eigenständige Speicherung der steuerlich relevanten Daten
(Journaldaten, Auswertungsdaten, Programmier- und
Stammdatenänderungsdaten, Einzeldaten, elektronisch erzeugte
Rechnungen usw.) unterstützt, muss der Datenexport auf
einen externen Datenträger erfolgen
• Eine Verdichtung der Daten
ist unzulässig
• Das Kassensystem muss den GoB
und den GoBS entsprechen
• Die Feststellungslast der
Unveränderbarkeit der Unterlagen liegt beim Steuerpflichtigen
• Die Aufzeichnungen über den konkreten
Einsatzort und Einsatzzeitraumes jeden Gerätes ist getrennt zu
protokollieren und aufzubewahren
• Zusätzlich in Papierform
aufzubewahrende Unterlagen:
- Aufzeichnungen (z. B.
Kassenbuch)
- Buchungsbelege (z. B. Summenendbons, Z-Bons)
- Aufbewahrung und Vorlage von Organisationsunterlagen
(Bedienungsanleitung, Programmieranleitung usw.)
Übergangsregelung
Altgeräte, die derzeit in Betrieb sind, aber die
Vorgaben der Finanzverwaltung nicht erfüllen können, dürfen bis zum
31.12.2016 weiterhin eingesetzt werden. Dies jedoch nur,
wenn der Steuerpflichtige die technisch möglichen
Softwareanpassungen und Speichererweiterungen umgehend
vornimmt, die zur Erfüllung finanzbehördlicher Vorgaben
beitragen.
Wenn Altgeräte weiterverwendet werden sollen, die nicht mehr
aufrüstbar sind, ist ein schriftlicher Nachweis des
Herstellers hierüber erforderlich. Zudem müssen in diesem
Fall mindestens folgende Unterlagen aufbewahrt werden:
• Bedienungsanleitungen, Programmieranleitungen,
ggf. Programmabrufe nach Änderungen, Einrichtungsprotokolle u. ä.,
wie z. B. Anweisungen zum Ausdruck von Proformarechnungen oder zum
Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten
• Die mit der Registrierkasse erstellten
Rechnungen
• Tagesendsummenbonus (Z-Bons)
• Alle weiteren im Rahmen eines
Tageskassenabschlusses ausgedruckten Berichte wie
betriebswirtschaftliche Auswertungen, Ausdrucke der
Trainingsspeicher, Kellnerberichte, Monatsberichte u. ä..
Nicht anwendbar ist die Übergangsregelung
bei elektronischen Altsystemen, die ab 2011 neu oder
gebraucht angeschafft werden.
Fazit
Wir empfehlen den betroffenen Steuerpflichtigen die
Kontaktaufnahme mit den Herstellern bzw. Verkäufern der relevanten
Geräte und die gesetzeskonforme Archivierung umgehend durchführen
zu lassen. Bei Altgeräten, die nicht umrüstbar sind, sollte
unbedingt einen schriftlicher Nachweis des Herstellers anfordert
und aufbewahrt werden. Sollten die Vorgaben der gesetzeskonformen
Archivierung nicht berücksichtigt werden, kann es im schlimmsten
Fall zu einer Schätzung der Bareinnahmen kommen.
Falls Sie Fragen zur Archivierung digitaler Kassenbelege
haben sollten, stehen wir Ihnen telefonisch unter 0761-45 245-0
oder über kanzlei.freiburg@stilz-partner.de gerne zur
Verfügung