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Anforderungen zur Aufbewahrung digitaler Kassenbelege

Die über elektronische Kassen laufenden Geschäftsvorgänge können von den Finanzbehörden dank leistungsfähiger Software inzwischen sehr detailliert geprüft werden. Es ist deshalb wichtig, dass die vom Bundesfinanzministerium (BMF) vorgegeben Anforderungen zur Archivierung digitaler Kassenbelege auch wirklich erfüllt werden. Konkret betroffen sind Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter mit Wegstreckenzähler und Geldspielgeräte. Bis 31.12.2016 dürfen Altgeräte weiter benutzt werden, allerdings nur unter Auflagen. Werden die Vorgaben des BMF nicht berücksichtigt, kann es im schlimmsten Fall zu einer Schätzung der Bareinnahmen kommen.

Zu beachten ist auch, dass die Daten nicht nur für die Kontrolle von steuerlichen Pflichten, sondern auch von weiteren Nebenpflichten (z. B. Einhaltung von Ladenschlussgesetzen) herangezogen werden können. Zudem muss sich der Steuerpflichtige bewusst sein, dass das Finanzamt bei Betriebsprüfungen alle Kassendaten in die Prüfungssoftware einliest und damit die Geschäftsvorgänge transparenter machen kann.

Im Folgenden haben wir vor dem Hintergrund unserer Erfahrungen in den vergangenen Jahren die Anforderungen des BMF für Sie zusammengefasst:

Grundsätzliches

•    Die Belege sind während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar und in einem auswertbaren Datenformat aufzubewahren
Die ausschließliche Aufbewahrung in Papierform ist nicht zulässig, sondern die Daten müssen in elektronischer Form aufbewahrt werden
•    Wenn das Gerät bauartbedingt keine eigenständige Speicherung der steuerlich relevanten Daten (Journaldaten, Auswertungsdaten, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten, Einzeldaten, elektronisch erzeugte Rechnungen usw.) unterstützt, muss der Datenexport auf einen externen Datenträger erfolgen
•    Eine Verdichtung der Daten ist unzulässig
•    Das Kassensystem muss den GoB und den GoBS entsprechen
•    Die Feststellungslast der Unveränderbarkeit der Unterlagen liegt beim Steuerpflichtigen
•    Die Aufzeichnungen über den konkreten Einsatzort und Einsatzzeitraumes jeden Gerätes ist getrennt zu protokollieren und aufzubewahren
•    Zusätzlich in Papierform aufzubewahrende Unterlagen:

- Aufzeichnungen (z. B. Kassenbuch)
- Buchungsbelege (z. B. Summenendbons, Z-Bons)
- Aufbewahrung und Vorlage von Organisationsunterlagen (Bedienungsanleitung, Programmieranleitung usw.)


Übergangsregelung

Altgeräte, die derzeit in Betrieb sind, aber die Vorgaben der Finanzverwaltung nicht erfüllen können, dürfen bis zum 31.12.2016 weiterhin eingesetzt werden. Dies jedoch nur, wenn der Steuerpflichtige die technisch möglichen Softwareanpassungen und Speichererweiterungen umgehend vornimmt, die zur Erfüllung finanzbehördlicher Vorgaben beitragen.

Wenn Altgeräte weiterverwendet werden sollen, die nicht mehr aufrüstbar sind, ist ein schriftlicher Nachweis des Herstellers hierüber erforderlich. Zudem müssen in diesem Fall mindestens folgende Unterlagen aufbewahrt werden:

•    Bedienungsanleitungen, Programmieranleitungen, ggf. Programmabrufe nach Änderungen, Einrichtungsprotokolle u. ä., wie z. B. Anweisungen zum Ausdruck von Proformarechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten
•    Die mit der Registrierkasse erstellten Rechnungen
•    Tagesendsummenbonus (Z-Bons)
•    Alle weiteren im Rahmen eines Tageskassenabschlusses ausgedruckten Berichte wie betriebswirtschaftliche Auswertungen, Ausdrucke der Trainingsspeicher, Kellnerberichte, Monatsberichte u. ä..

Nicht anwendbar ist die Übergangsregelung bei elektronischen Altsystemen, die ab 2011 neu oder gebraucht angeschafft werden.


Fazit

Wir empfehlen den betroffenen Steuerpflichtigen die Kontaktaufnahme mit den Herstellern bzw. Verkäufern der relevanten Geräte und die gesetzeskonforme Archivierung umgehend durchführen zu lassen. Bei Altgeräten, die nicht umrüstbar sind, sollte unbedingt einen schriftlicher Nachweis des Herstellers anfordert und aufbewahrt werden. Sollten die Vorgaben der gesetzeskonformen Archivierung nicht berücksichtigt werden, kann es im schlimmsten Fall zu einer Schätzung der Bareinnahmen kommen.

Falls Sie Fragen zur Archivierung digitaler Kassenbelege haben sollten, stehen wir Ihnen telefonisch unter 0761-45 245-0 oder über kanzlei.freiburg@stilz-partner.de gerne zur Verfügung